TL;DR: Każda strona firmowa, nawet prosta wizytówka, musi spełnić kilka wymogów prawnych. Obowiązkowe są: dane firmy i adres e-mail, polityka prywatności zgodna z RODO, jeśli zbierasz jakiekolwiek dane (wystarczy formularz kontaktowy), oraz informacja o cookies i zgoda na te, które nie są niezbędne. Spółki mają dodatkowe wymogi z Kodeksu spółek handlowych. Sklep internetowy potrzebuje jeszcze regulaminu i informacji dla konsumentów, a większe firmy prowadzące sprzedaż online od 28 czerwca 2025 roku muszą zadbać o dostępność cyfrową. Brak tych elementów rzadko kończy się karą od razu, ale bywa podstawą skargi, kontroli i utraty zaufania klientów.
Od 2013 roku tworzę strony dla firm i przy każdym projekcie wraca to samo pytanie: „czy ja tego wszystkiego naprawdę potrzebuję?”. Polityka prywatności, baner cookies, regulamin, dane rejestrowe w stopce. Wiele firm traktuje te elementy jak formalność, którą można dodać kiedyś. Tymczasem to właśnie one najczęściej są pierwszym, co sprawdza urząd, prawnik konkurencji albo ostrożny klient. W tym wpisie zebrałem w jednym miejscu, co strona firmowa musi zawierać zgodnie z polskim i unijnym prawem, co dotyczy tylko niektórych firm i jak to zrobić bez przesady.
Ważne: to praktyczny przewodnik osoby, która wdraża te elementy na stronach, a nie porada prawna. Treść dokumentów, zwłaszcza w sklepach i branżach regulowanych, warto skonsultować z prawnikiem.
Dane firmy i kontakt - obowiązek każdej strony
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga, żeby firma, która coś oferuje przez internet, podała na stronie w sposób „wyraźny, jednoznaczny i bezpośrednio dostępny” swoje podstawowe dane[1]. To minimum dla każdej działalności:
- adres e-mail (adres elektroniczny),
- imię i nazwisko oraz adres albo nazwa firmy z siedzibą i adresem,
- NIP, który przedsiębiorca podaje w swoich ofertach,
- informacja o zezwoleniu i organie, który je wydał, jeśli Twoja działalność wymaga zezwolenia lub koncesji.
Zawody regulowane, na przykład lekarze, prawnicy, architekci czy biegli rewidenci, podają więcej: samorząd zawodowy, tytuł zawodowy, numer w rejestrze i informację o zasadach etyki zawodowej[1].
Dodatkowe wymogi dla spółek
Spółki z o.o. i akcyjne mają osobny obowiązek z Kodeksu spółek handlowych. Na stronie internetowej spółki muszą się znaleźć: firma spółki, siedziba i adres, sąd rejestrowy i numer KRS, NIP oraz wysokość kapitału zakładowego[2]. Za brak tych danych grzywnę może dostać członek zarządu. W praktyce najwygodniej umieścić je w stopce albo na stronie kontaktowej i pamiętać o aktualizacji, gdy spółka zmieni adres lub kapitał.
Dobra wiadomość: te dane przy okazji pomagają w SEO. Spójna nazwa, adres i telefon na stronie i w Profilu Firmy w Google to jeden z sygnałów, z których korzysta pozycjonowanie lokalne.
Polityka prywatności i RODO
Jeśli strona zbiera jakiekolwiek dane osobowe, musisz poinformować o tym użytkownika. Wynika to z art. 13 RODO[3]. Danymi osobowymi są już imię, e-mail i telefon wpisane w formularz kontaktowy, a także adres IP zapisywany przez narzędzia analityczne. W praktyce oznacza to, że polityki prywatności potrzebuje prawie każda strona firmowa.
Dobra polityka prywatności odpowiada po ludzku na kilka pytań:
- kto jest administratorem danych i jak się z nim skontaktować,
- jakie dane zbierasz, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej,
- jak długo je przechowujesz,
- komu je przekazujesz, na przykład firmie hostingowej, dostawcy poczty, Google,
- czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy,
- jakie prawa ma użytkownik: dostęp, poprawianie, usunięcie, sprzeciw, skarga do Prezesa UODO.
Najczęstszy błąd, który widzę: polityka prywatności skopiowana z innej strony albo wygenerowana kilka lat temu. Opisuje narzędzia, których na stronie nie ma, a pomija te, które są. Polityka musi pasować do tego, co strona naprawdę robi. Jeśli dodajesz newsletter, czat albo nowy formularz, dokument też trzeba zaktualizować.
Formularz kontaktowy to też przetwarzanie danych
Przy formularzu warto dodać krótką informację z linkiem do polityki prywatności, na przykład: „Administratorem danych jest… Dane przetwarzam w celu odpowiedzi na wiadomość. Więcej w polityce prywatności”. Nie zawsze potrzebny jest osobny checkbox ze zgodą. Odpowiedź na zapytanie, które ktoś sam wysłał, ma zwykle inną podstawę prawną niż zgoda. Checkbox jest za to konieczny, jeśli chcesz wysyłać tej osobie ofertę handlową albo newsletter.
Cookies i baner zgody
Od 10 listopada 2024 roku zasady dotyczące cookies w Polsce reguluje Prawo komunikacji elektronicznej, które zastąpiło Prawo telekomunikacyjne[4]. Zasada jest prosta: zanim zapiszesz na urządzeniu użytkownika plik, który nie jest niezbędny do działania strony, musisz go poinformować i uzyskać jego zgodę.
- Bez zgody możesz używać cookies niezbędnych: sesja, koszyk w sklepie, zapamiętanie wyboru w banerze, zabezpieczenia.
- Zgody wymagają cookies analityczne i marketingowe: Google Analytics, piksel Meta, remarketing, wiele narzędzi do map ciepła.
Uważaj na elementy osadzone na stronie. Mapa Google, film z YouTube czy widżet opinii potrafią zapisywać cookies samodzielnie, choć właściciel strony często o tym nie wie. Dobry baner blokuje takie elementy do czasu zgody albo ładuje je w trybie bez śledzenia.
Baner zgodny z przepisami nie zostawia użytkownika z jedynym przyciskiem „Akceptuję”. Odmowa powinna być równie łatwa jak zgoda, a zgodę musi dać się w każdej chwili wycofać. Do tego potrzebna jest podstrona z opisem używanych plików cookies. Jeśli strona nie korzysta z analityki ani reklam, wystarczy krótka informacja o cookies niezbędnych. Przykład takiego opisu znajdziesz na mojej podstronie o plikach cookies.
Regulamin - kiedy jest potrzebny
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga regulaminu od firmy, która świadczy usługi przez internet. Regulamin trzeba udostępnić za darmo, zanim użytkownik zawrze umowę. Musi opisywać rodzaje usług, warunki ich świadczenia, zawieranie i rozwiązywanie umów oraz tryb reklamacji[1].
W praktyce regulaminu na pewno potrzebujesz, jeśli na stronie jest sklep, rejestracja konta, newsletter, płatny dostęp do treści, rezerwacje albo zapisy online. Przy prostej stronie wizytówce z formularzem kontaktowym zdania prawników są podzielone. Wiele osób dodaje wtedy krótki regulamin korzystania ze strony dla świętego spokoju. Kosztuje to niewiele, a zamyka temat.
Sklep internetowy - dodatkowe obowiązki wobec konsumentów
Sprzedaż konsumentom przez internet to osobny zestaw wymogów z ustawy o prawach konsumenta[5]. Przed złożeniem zamówienia klient musi dostać między innymi:
- pełne dane sprzedawcy i sposób kontaktu,
- cenę łączną z podatkami i kosztami dostawy,
- informację o prawie odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni i wzór formularza odstąpienia,
- zasady reklamacji i rękojmi,
- przycisk zamówienia, który wyraźnie mówi, że zamówienie oznacza obowiązek zapłaty, na przykład „Zamawiam i płacę”.
Do tego dochodzą zasady informowania o obniżkach cen, czyli podawanie najniższej ceny z 30 dni przed promocją. Jeśli rozważasz sprzedaż online, więcej o samym pomyśle piszę we wpisie sklep internetowy dla małej firmy - kiedy warto.
Dostępność cyfrowa - kogo dotyczy od 2025 roku
Od 28 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa wdrażająca Europejski Akt o Dostępności, w Polsce nazywana Polskim Aktem o Dostępności. Obejmuje między innymi usługi handlu elektronicznego, czyli usługi oferowane na odległość przez strony internetowe i aplikacje mobilne. Takie serwisy muszą być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami[6].
Ustawa nie dotyczy usług świadczonych przez mikroprzedsiębiorców[6], czyli firm zatrudniających mniej niż 10 osób, z obrotem lub sumą bilansową do 2 mln euro. Większość moich klientów mieści się w tym wyjątku. Mimo to warto dbać o podstawy dostępności także wtedy, gdy nie ma takiego obowiązku. Chodzi o czytelny kontrast, opisy obrazów, nagłówki we właściwej kolejności, obsługę klawiaturą i podpisane pola formularzy. Na takiej stronie łatwiej poruszać się wszystkim, w tym starszym klientom, a jasna struktura pomaga też Google i AI zrozumieć treść.
Prawa autorskie - zdjęcia, teksty, czcionki
Tego żaden baner nie załatwi, a problem pojawia się zaskakująco często. Zdjęcie „wzięte z Google”, ikona z cudzej strony albo tekst skopiowany od konkurencji mogą skończyć się wezwaniem do zapłaty. Na stronie używaj tylko materiałów, do których masz prawa: własnych zdjęć, zdjęć z banków z licencją komercyjną, tekstów napisanych dla Ciebie i czcionek z odpowiednią licencją. Przy zleceniu strony warto też ustalić w umowie, kto ma prawa do projektu i treści po zakończeniu współpracy.
Checklista: co sprawdzić na swojej stronie
- Dane firmy, adres e-mail i NIP są widoczne, najlepiej w stopce i na stronie kontaktu.
- Spółka: KRS, sąd rejestrowy i kapitał zakładowy są podane i aktualne.
- Polityka prywatności opisuje narzędzia, które naprawdę działają na stronie.
- Przy formularzu jest informacja o przetwarzaniu danych z linkiem do polityki.
- Cookies analityczne i marketingowe uruchamiają się dopiero po zgodzie, a odmowa jest równie łatwa jak akceptacja.
- Mapy, filmy i widżety nie ustawiają cookies przed zgodą.
- Regulamin jest dostępny, jeśli masz sklep, konta, newsletter lub zapisy online.
- Sklep: komplet informacji dla konsumenta i poprawny przycisk zamówienia.
- Zdjęcia i teksty pochodzą z legalnych źródeł.
- Dokumenty mają datę ostatniej aktualizacji.
Przy tworzeniu stron www wdrażam te elementy od początku: dane w stopce, politykę prywatności dopasowaną do narzędzi na stronie, baner cookies, który faktycznie blokuje skrypty, i informacje przy formularzach. Przy administracji stronami pilnuję, żeby dokumenty nie rozjechały się z tym, co strona robi po kolejnych zmianach.
FAQ - wymogi prawne strony internetowej firmy
Czy prosta strona wizytówka potrzebuje polityki prywatności?
Prawie zawsze tak. Wystarczy formularz kontaktowy, analityka albo osadzona mapa Google, żeby strona przetwarzała dane osobowe. Wtedy RODO wymaga poinformowania użytkownika, kto jest administratorem danych, w jakim celu je przetwarza i jakie prawa ma użytkownik.
Czy baner cookies jest obowiązkowy?
Zgoda jest obowiązkowa dla cookies, które nie są niezbędne do działania strony, na przykład analitycznych i marketingowych. Jeśli strona używa wyłącznie cookies niezbędnych, wystarczy informacja o nich, bez zbierania zgody. Większość stron korzysta jednak z jakiegoś narzędzia zewnętrznego, więc baner zwykle jest potrzebny.
Czy mogę skopiować politykę prywatności z innej strony?
Nie warto. Poza kwestią praw autorskich cudza polityka opisuje cudze narzędzia, cele i odbiorców danych. Polityka prywatności musi zgadzać się z tym, co robi Twoja strona, inaczej nie spełnia swojej funkcji.
Czy moja mała firma musi spełniać wymogi dostępności cyfrowej?
Polski Akt o Dostępności nie dotyczy usług świadczonych przez mikroprzedsiębiorców, czyli firm zatrudniających mniej niż 10 osób, z obrotem lub sumą bilansową do 2 mln euro. Większe firmy prowadzące sprzedaż lub usługi online muszą zapewnić dostępność od 28 czerwca 2025 roku. Podstawy dostępności warto wdrożyć niezależnie od obowiązku.
Co grozi za brak tych elementów na stronie?
To zależy od przepisu: grzywna dla członka zarządu za brak danych spółki, postępowanie Prezesa UODO przy naruszeniach RODO, działania UOKiK wobec sklepów, które naruszają prawa konsumentów. Najczęściej zaczyna się od skargi klienta albo konkurenta, dlatego lepiej uzupełnić braki wcześniej.
Sprawdźmy Twoją stronę
Jeśli nie wiesz, czy Twoja strona spełnia te wymogi, mogę ją przejrzeć i wskazać, czego brakuje i co da się szybko poprawić. Przy okazji sprawdzę, czy baner cookies faktycznie blokuje skrypty, bo to najczęstsza usterka, jaką znajduję. Zadzwoń: +48 606 719 343 albo napisz: lukasz@freelancerka.com.
Przypisy i źródła
Wszystkie źródła zweryfikowane; dostęp: 12 października 2026.
- Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 5 i art. 8 - isap.sejm.gov.pl
- Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, art. 206 § 1 - isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 13 - eur-lex.europa.eu
- Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, art. 399 - isap.sejm.gov.pl
- Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - isap.sejm.gov.pl
- Ministerstwo Cyfryzacji, „Polski Akt o Dostępności - usługi handlu elektronicznego” - gov.pl
